УТВЕРЖДЕНО

                                                                                                и.о. председателя Галичского        

                                                                                                районного суда 18 сентября 2020г.

                                                                                                                           

 

 

 

Положение
об архиве  Галичского районного суда

 

 

I. Общие положения

1.             Галичский районный суд ( далее - суд) в целях осуществления хранения,

комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности суда, а также подготовки документов к передаче на постоянное хранение в отдел по делам  архивов администрации  городского округа – город  Галич Костромской области, источником комплектования которого выступает суд, создает архив (далее - Архив суда.).

Архив суда  не является структурным подразделением. Приказом председателя суда   ответственным за исполнением функций и задач Архива суда  назначается  специалист 1 разряда отдела общего обеспечения суда.

2.             Положение об Архиве суда определяет статус архива, его задачи, функции, права и ответственность, состав документов. Положение об Архиве суда согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) департамента культуры Костромской области. После согласования положение об Архиве суда утверждается председателем суда.

3.             Архив суда в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями), законом Костромской области от 28.04.2006 № 17-4-ЗКО «О формировании и содержании архивных фондов Костромской области» (с изменениями), приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», иными нормативными правовыми актами в сфере архивного дела и делопроизводства, локальными документами и настоящим положением.

II. Состав документов Архива организации

4.             Архив суда хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности суда;

б) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива суда. 

III. Задачи Архива суда.

5.             К задачам Архива суда относятся:

5.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II положения об Архиве суда.

5.2. Комплектование Архива организации документами, образовавшимися в   деятельности суда.

5.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве суда.

5.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве Суда.

5.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда российской Федерации на постоянное хранение в отдел по делам архивов администрации городского округа – город Галич Костромской области.

5.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в   структурных подразделениях суда и своевременной передачей их в Архив суда.

IV. Функции Архива суда.

6.             Архив суда осуществляет следующие функции:

         6.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности суда.

         6.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве

        суда.

6.3. Представляет в отдел  по делам архивов администрации городского округа – город Галич учетные сведения об объеме и составе хранящихся в Архиве суда документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

6.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив    суда, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности суда.

        6.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии суда описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

         б) на утверждение ЭПК департамента культуры Костромской области описи дел постоянного хранения;

         в) на согласование ЭПК департамента культуры Костромской области описи дел по личному составу;

         г) на согласование ЭПК департамента культуры Костромской области акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение председателю суда  описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК департамента культуры Костромской области.        

6.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в отдел по   делам  архивов администрации городского округа – город Галич  Костромской области.

6.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве суда в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.                                              

6.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве суда.

6.9. Организует информирование руководства и работников суда о составе и содержании документов Архива суда.

6.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

6.11. Организует выдачу документов во временное пользование.

6.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

6.13. Ведет учет использования документов Архива организации.                                       

6.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива   суда.

 6.16. Участвует в разработке документов суда по вопросам архивного дела и                                             делопроизводства

6.17.Оказывает методическую помощь:                                                                                                а) службе делопроизводства суда в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;                                                                                                                   б) структурным подразделениям и работникам суда в подготовке документов к передаче в Архив суда.
 

V. Права Архива суда.

7.                  Архив суда имеет право:

а) представлять руководству суда предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве суда;

б) запрашивать в структурных подразделениях суда сведения, необходимые для работы Архива суда;

в) давать рекомендации структурным подразделениям суда по вопросам, относящимся к компетенции Архива суда;

г) информировать структурные подразделения суда о необходимости передачи документов в Архив суда в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях ЭПК департамента культуры Костромской области.

 VI. Ответственность.

8.                  За несоблюдение условий обеспечения сохранности документов суда, утрату, нарушение правил использования документов и доступа к ним, председатель суда и специалист 1 разряда суда, ответственный за работу Архива суда несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации в сфере архивного дела.

 

Согласовано

экспертно- проверочной комиссией

департамента культуры Костромской области

протокол №17 от 11.09.2020